PROJECT DEVELOPMENT
itüdergisi/a
mimarlık, planlama, tasarım
Cilt:1 Sayı:1 Eylül 2002
*
Yazışmaların yapılacağı yazar: İbrahim YİTMEN. yitmeni@itu.edu.tr; Tel: (212) 285 70 76 dahili:135.
Bu makale, birinci yazar tarafından İTÜ Mimarlık Fakültesi'nde tamamlanmış olan "Çoklu-proje ortamında web-tabanlı
bütünleşik yapım yönetim sistemi modeli" adlı doktora tezinden hazırlanmıştır. Makale metni 09.07.2002 tarihinde
dergiye ulaşmış, 17.10.2002 tarihinde basım kararı alınmıştır. Makale ile ilgili tartışmalar 28.02.2003 tarihine kadar
dergiye gönderilmelidir.
Özet
İnşaat yapım süreci çok sayıda proje katılımcısını, değişik formlarda ve sorumluluklarda proje organizasyonlarını ve farklı tiplerde bilgisayar uygulamalarını içerir. Bu özellikler uygulamalardaki entegrasyona dayanan büyük miktarda veri değişimi ve bilgi paylaşımı ihtiyacını ortaya çıkarmaktadır. Yapı üretim sürecinin
her aşamasını kapsayan ve katılımcılar arasındaki iletişim kopukluğunu sanal ortamda ortadan kaldıran
“Web-tabanlı Bütünleşik Yapım Yönetim Sistemi Modeli” geliştirilmiştir. Önerilen sistem ile yönetim kademelerine güncel, doğru ve hızlı veri akışı sağlama, ayrık ortamlardan bilgiye kolay erişme ve çoklu-proje ortamında etkin süreç yönetimi hedeflenmiştir. Bu çalışmada önerilen modelin inşaat yapım sürecinin tüm aşamalarındaki proje yönetimine ve sektörün gelişimine sağladığı katkılar tartışılacaktır.
Anahtar Kelimeler: Yönetim bilişim sistemi, web-tabanlı proje yönetimi, bütünleşim, çoklu-proje analizi.
Web-based integrated construction management system model
Abstract
The construction process involves a large number of participants, various forms of project organisation, and
the use of numerous different types of computer applications. These characteristics bring forth the need for
intensive data exchange and information sharing based on the integration of various applications. Different
types of construction projects undertaken by the ITU Construction Works Office are continuing to expand
and a serious need for the management of all construction related activities are recognised. With such a
rapid spurge of projects, a need is recognised for a system that would ensure the effective management of the
ITU’s campus construction projects. This process involves the integration of such information in a format
that can be transferred to the level of the Rector for effective decision-making. The objective of this study is
to develop an integrated data management tool including decision-support utilities for communicating,
organising and managing project information using web-based technology and the network. By integrating
data, extracted from the specific software packages, the system generates a variety of reports at the multiple
project level for multi-task decisions to achieve completion of the multi-projects on time within budget. The
paper concludes with a discussion of how the proposed system contributes to the development of the
construction industry.
Keywords: Management information system, web-based project management, integration, multi-project
analysis.
Web-tabanlı bütünleşik yapım yönetim sistemi modeli
İbrahim YİTMEN*
, Attila DİKBAŞ
İTÜ Mimarlık Fakültesi, Mimarlık Bölümü, 80191, Taksim, İstanbul
Web-tabanlı bütünleşik sistem modeli
31
Giriş
İnşaat yapım süreci çok sayıda proje katılımcısını, değişik formlarda ve sorumluluklarda proje
organizasyonlarını ve farklı tiplerde bilgisayar
uygulamalarını içerir. Bu parçalanmış yapı, her
bir katılımcının kendi amaçlarına yoğunlaşırken,
ana amaç olan binanın istenen süre, maliyet ve
kalite koşullarında tamamlanması açısından çatışmalara neden olmaktadır. Bu özellikler uygulamalardaki entegrasyona dayanan büyük miktarda veri değişimi ve bilgi paylaşımı ihtiyacını
ortaya çıkarmaktadır. Yeni iletişim teknikleri,
organizasyonel değişiklikleri gerekli kılmış ve
inşaat sektöründe de teknolojik iletişim ve yönetim modelleri geliştirilmeye başlanmıştır. Bu
gelişim bilgisayar uygulamaları ile elektronik
ortamda bulunan bilginin etkin kullanımını sağlamış ve projeler arası iletişimi kolaylaştırmıştır.
Luiten (1997) bu tip uygulamalardaki başarının
projelere ait bilginin elektronik ortamda bulunması ile mümkün olacağını ve dolayısı ile otomasyonun ekonomik olarak sadece bu metodla
yapılabilir sayılabileceğine işaret etmektedir.
Dutton (1996) inşaat sektöründe internet ve
bilgi-tabanlı sistemlere yönelik ileriki araştırmalar için görüşlerini belirtmiştir. Sanal ortamda
çalışan ekiplerin uzaktan, hızlı, etkin iletişim
tekniklerini kullanarak bilgiye nasıl kolaylıkla
ulaşabileceklerine yönelik çalışmalardan bahsetmektedir. Björk (1994) bilgisayar destekli bütünleşik inşaat işleri için veri yapılandırması ve
standartları ile ilgili çalışmaların, dijital inşaat
bilgi servislerinin önemli konular olduğunu vurgulamıştır. Son zamanlarda inşaat firmaları değişik araştırma-geliştirme gayretleri göstererek
bilgi dönüşüm sürecinin gelişimi ile ilgili çalışmalar yapmaktadır. Yöneticiler tüm tasarım ve
yapım sürecinin etkin yönetimini içeren karardestekli akıllı bilgi entegrasyonu ihtiyacını ortaya koymuşlardır.
Yeni milenyumdaki ekonomi, küçük çaplı projelerin ortaya çıktığı ve birçok projeyi aynı anda
yürüten organizasyonların yaşamlarını sürdürdüğü bir ortama sahiptir. Son zamanlarda inşaat
sektöründeki en güncel konulardan biri de
Çoklu-proje Analizi ve Raporlama’dır. Ancak
pazardaki mevcut proje yönetim yazılımları
Çoklu-proje ortamını desteklememektedir. Bazı
masaüstü proje yönetim ürünleri Çoklu-proje
ortamında analiz için uygun olmakla birlikte,
çoğu yazılımlar gerçek üst-düzey yönetime kontrol anlamındaki gereksinimlere cevap vermede
yetersiz kalmaktadır. Öncelikle proje verilerinin
zamandan bağımsız olması, aynı zamanda güncel, onaydan çıkmış ve mevcut durumu yansıtır
olması gerekir.
Yapım yönetimi alanında ülkemizde çok çeşitli
yazılımlar kullanılmaktadır. Sektördeki firmalar
ülke koşullarına uyan yabancı kaynaklı yazılımları ve yerli yazılım sektörü tarafından üretilmiş
yazılımları aynı ortamda kullanmaktadırlar.
Yerli yazılım sektörü daha çok ülke koşullarına
göre yazılım üretilmemiş alanlarda öne çıkmaktadır. Yabancı yazılımlar ise iki kategori olarak
incelenebilir. Birinci kategoride tüm sistem entegrasyonu hedef alınarak dışarıdaki bir modelin
Türkiye koşullarına uyarlanması sonucu ortaya
çıkan yazılımlar, ikinci kategoride ise ülke ve
dünyada standart olarak kullanılabilen yazılım
paketleridir. Tablo incelendiğinde, sektörde kullanılan yazılımların entegrasyonu konusunda
başarılı olunamadığı ortaya çıkmıştır. Genel sistem entegrasyonuna yönelik yazılımlar dönüştürülme sürecinde güncelliğini kaybetmeleri ve
değişen koşullara ayak uyduramadıklarından
başarısız kalmışlardır. Birbirinden ayrık yazılımların aynı ortamda kullanılması için çok fazla
arayüz yazılması gerekliliği ve bu arayüzlerin
genellikle iki yazılım arasından veri aktarımından öteye gitmediği düşünüldüğünde, yönetim
kademelerine güncel ve hızlı veri akışı sağlayacak bir sistemin oluşturulamadığı görülmüştür.
Özel inşaat sektörünün proje yönetimini ilk
benimseyen sektörler arasında yer almasına rağmen, son yıllarda sektörde yaşanan durgunluk
nedeniyle, gelişmelerden uzak kaldığı ortaya
çıkmıştır. Kamuda proje yönetimi bilinci hemen
hemen hiç yoktur. 25 Milyar dolar/yıl toplam
işlem hacmine sahip inşaat sektörümüzde kamunun başlatıp yarım bıraktığı 100 milyar dolar tutarındaki proje portföyü kamunun bu konudaki
durumunu ortaya koymaktadır. Türkiye’de en
büyük mal sahibi olan kamu kuruluşlarının yapı
üretimi konusundaki tutum ve davranışları yasalar ile belirlenmiştir. Bu konudaki en önemli yasa
niteliğinde olan 2886 sayılı “Devlet İhale Kanunu”,
kamu kuruluşlarının yapı üretimi açısından ya-
İ. Yitmen, A. Dikbaş
32
pacağı hazırlıktan işin ihale edilmesine kadar
geçen tüm süreci tanımlamaktadır. “Bayındırlık
Bakanlığı Genel Şartnamesi”nin proje yönetimi
anlayışı açısından yetersizliği inşaatların zamanında bitmemesi ve idarelerin ihale bedeli ile
ihale sonunda yükleniciye ödedikleri bedel farklarında kendisini göstermektedir. 1 Ocak 2003
tarihinde yürürlüğe girecek olan 4734 sayılı
yeni ihale yasası mümkün olduğunca Avrupa
Birliği mevzuatına ve Dünya Ticaret Örgütü
şartlarına uyumlu yapılmaya çalışılmıştır. Yasadan beklenen, ülkemizin gerçek ihtiyaçlarına
karşı gelecek yatırımların tespit edilerek, önceliklerin ve kaynakların doğru biçimde yönlendirilmesinde gerekli disiplini getirmesidir.
Bu gelişmelere paralel olarak, İstanbul Teknik
Üniversitesi’ndeki inşaat projelerinin sayısı arttıkça ve karmaşıklaştıkça, organizasyonun yapısı da değişim gösterme eğilimi içerisine girmiştir. Bu projelerin çağdaş proje yönetimi teori ve
tekniklerini kullanarak yönetilmesi amacıyla
Web-tabanlı Bütünleşik Yapım Yönetim Sistemi
Modeli geliştirilmiştir. Bu yapım yönetim sistemi ile toplanan bağışların şeffaf yönetimi, projelere aktarılan kaynakların ve bu kaynaklardan
yapılan hakedişlerin takibi, projelere yönelik tüm
dokümantasyonun etkin bir şekilde izlenmesi
hedeflenmiştir. Bu hedeften yola çıkarak, proje
yönetiminde karar vericilerin projelere yönelik
bilgilere ve ilerleme raporlarına kolay bir şekilde erişimlerini sağlamak amaçlanmıştır. Model,
her proje ortamı için karar vericilere detay bilgilere ulaşımı sağlayabildiği gibi, onların çoklu
proje ortamında etkin bir şekilde karar vermeleri
için bütünleşik nakit akış ve iş programı eğrilerine kadar değişik rapor seçenekleri yaratabilmektedir. Sistemde dinamik bir ortam sağlanabilmesi için kullanılan tek iş paketlerinin (iş programı, hakediş programı gibi) çeşitlenebilmesi ve
yaratılan ara yüzlerle web ortamında etkin rapor
seçeneklerini yaratılabilmesi hedeflenmiştir.
İnşaat sektöründe bilişim teknolojileri
Yapım yönetiminde bilişim teknolojisi ve
gelişimi
Bilişim teknolojileri artık geleneksel iş yöntemlerinde gelişmenin ötesinde, organizasyon yapan,
çalışan, girişimcilere yeni ve değişik alernatifler
yaratan yaratıcı bir araçtır. Günümüzde, yapı
projesi ile ilgili ana gövdeyi oluşturan bilgi,
kağıt dokümanlar, geniş uygulamaları olan bağımsız bilgisayar dosyaları ve proje katılımcıların
kafalarında bulunmaktadır. Sözkonusu teknolojiler bu temel yapıyı değiştirmeden veri kaynakları arasındaki bağlantıyı ve iletişimi geliştirmeye çalışmaktadır. Bu noktada, sistemler ve teknolojiler arasında bütünleşme devam ederken bir
araya getirilen bütünleşik sistemlerin bir kayıt
mekanizması oluşturarak beraber çalışmaları ve
proje bilgisinin tümünün birbiri ile ilişki halinde
olabileceği bir medya ortaya çıkmaktadır. İnşaat
sektörü birçok farklı görüşte, yetenekte ve yapım
süreci bilgisine sahip insanın yüzyıllardır gelişen
kültürel bir yapı içerisinde bir arada çalıştığı bir
ortamı içerir. Mimarlık, mühendislik ve yapım
endüstrisi’nde (AEC) genelde bilgiyi proje evreleri veya uzmanlar arasındaki iş akışı boyunca
entegre etmek daha verimlidir. Bu inşaat sektöründeki tasarım ve yapım sürecinin entegrasyonu
üzerine yapılan araştırmalarla desteklenmektedir (Adams, 1989; Ferguson, 1989). 1994 Latham
raporunda da tasarım ve yapım ekipleri arasındaki ilişkiye yardım eden sistemlerin geliştirilmesi tavsiye edilmiştir (Latham, 1994). Yapım
endüstrisinde projeler giderek daha karmaşık ve
büyük ölçekli olmakta; katılımcıların sayısı,
örgütsel şemalar, toplanan, organize edilen ve
birimler arasında akan enformasyonun hacmi
büyümekte; bu gelişmeler bilişim teknolojilerini
de gereksinime yanıt verecek kavramsal ve nesnel boyutta gelişmelere zorlamaktadır. Güncel
bilişim teknolojileri yapım yönetiminde rolleri
bulunan çeşitli katılımcılara, üstlendikleri görevleri yerine getirmede ve amaçlarına ulaşmada
çeşitli olanaklar sağlamaktadır (Berköz v. diğ.,
1997). Yapım planlamasında bilişim teknolojileri
araçları sürekli değişen, karmaşık ve yoğun bilgi
gereksinimine sahip organizasyonları gerçek zamanlı olarak desteklemelidir. Bilgi üretmek yeterli
değildir. Artan yapım süreci organizasyonlarındaki karmaşıklıklar artan miktardaki bilgi yığınının
birleştirilmesine, dağıtılmasına ve paylaşımına
neden olur. Bilişim teknolojileri araçlarının gelişimi planlama sürecini birkaç belirli alanda geliştirebilir; büyük miktarlarda bilginin hızlı ve mesafe gözetmeksizin yaratılmasını, depolanmasını
ve iletişimini sağlar. Organizasyonel gelişim
diğer taraftan yapım sürecine katkıda bulunabilir
ve bilişim yönetimi ihtiyacına cevap verebilir.
Web-tabanlı bütünleşik sistem modeli
33
Tümüyle teknik ve organizasyonel gelişmeler
sürekli birbirlerine uyum sağlama ihtiyacı duyarlar; organizasyonel değişim “faydalı bilgi” ve
teknik gelişmeler “elde edilebilir bilgiye” doğru
sınırları zorlama eğilimindedir (Jagbeck, 1998).
İnşaat sektöründe bilişim sistemlerine yönelik
standartlaşma çabaları
İnşaat sektöründe enformasyonu standartlaştırma
açısından önemli çabalar vardır (Froese, 1994).
Uluslararası Standartlar Örgütü (ISO) kapsamındaki komitelerden biri (ISO, TC 59/SC13), inşaat sektörünün uluslararası projelerindeki artışını
da göz önüne alarak, sınıflandırma sistemleri açısından uluslararası bir niteliğe sahip birörnekleşmeyi sağlamak üzere çalışmaktadır. The Industry
Alliance for Interoperability (IAI), Architecture
Engineering Construction / Facility Management
(AEC/FM) projelerinin tüm profesyonel alanlarında yer alan süreçler arasında karşılıklı çalışabilirliği sağlama misyonunu üstlenmiştir. Amacı,
Industry Foundation Classes (IFC) olarak isimlendirilen, belli bir sektördeki disiplinlerarası
enformasyon paylaşımı için standartları oluşturmaktadır. ISO-STEP, benzer bir standartlaşma
çalışmasını ürün modelleri bazında gerçekleştiren
bir alt çalışma grubudur (ISO- Standart 10303).
The Standard for the Exchange of Product
(STEP) model verilerine ilişkin enformasyonun
iletimi için yüksek düzeyde standartlar oluşturmak üzere, ISO kapsamında yürütülen uluslararası nitelikte bir çalışmadır. Bunlara ek olarak,
yapımda doküman yönetimini standardize etmeye yönelik modeller üzerinde de çalışılmaktadır.
İnşaat sektöründe enformasyon sistemlerinin
standartlaştırılmasına yönelik modeller şöyle gruplanmaktadır: Ürün Modelleri, Süreç Modelleri,
Proje Modelleri. İnşaat sektöründe ihtiyaç duyulan bilişim sistemlerinin geliştirilmesine yönelik
çok sayıda çalışma ve bunların sonucunda ortaya konulan modeller sözkonusudur. Bunların
önemli bir bölümü, bilişim sistemi yazılımlarının geliştirilmesine yönelik “referans modeli”
niteliğinde genel (generic) modellerdir. Bu modellerin belli başlı olanları I3CON - Intelligent
Integration of Information in Construction
(Brandon v. diğ., 1994), RATAS – Information
for Computer Integrated Construction (Björk,
1994), COMMIT – Construction Modelling and
Methodologies for Intelligent Information
Integration (Rezgui v. diğ., 1998), COMBINE –
Computer Models for the Building Industry in
Europe (Dubois v. diğ., 1995), IRMA – An
Information Reference Model for AEC (Luiten,
1997), SPACE – Simultaneous Prototyping for an
Integrated Construction Environment (Underwood
ve Alshawi, 1997) olarak sıralanabilir.
Yapım yönetiminde web teknolojileri
uygulamaları
Proje yönetimi kavramı ile birlikte öne çıkan
bilişim sistemleri, internet gibi global bir ağa
kavuşunca birçok problem ortadan kalkmıştır.
Aktif olarak kullanılan bir bilişim sistemi ile
yapı üretiminin her aşaması kontrol edilebilmekte, şantiye yönetimine bağlı olarak eleman, ekipman ve malzeme yönetimi beraberinde bitmiş
ürüne yönelik kalite kontrolü bir bütün olarak
yapılabilmektedir. Firmalar bugün büyük oranda
dağıtımlı ve network teknolojisine dayanan,
farklı fonksiyonlardaki bilgi paylaşımı ve erişimine izin veren bir yapıya sahiptir. Dağıtımlı ve
coğrafik yayılmış ortakların işbirliği yaptıkları
sanal işletmeler, iş modellerini desteklemek için
bugün hala güçlü ortamlara, Intranet, Extranet
ve hatta Internet aracılığı ile çok miktarda veri
kaynaklarına erişim sağlama ve multi-medya
bilişim yönetimine ihtiyaç duymaktadırlar (Zarli
ve Richaud, 1999). Dikbaş ve Yitmen (1998)
çoklu-proje ortamında çalışan web-tabanlı bütünleşik yönetim sistemi modelini Doğu Akdeniz
Üniversitesi Kampüs İnşaat Projeleri için önermiştir. Rojas (1999) Colorado Üniversitesi
Boulder Kampüsü’ndeki inşaat projeleri için,
“Saha Kontrol ve Raporlama Sistemi” adı altında web merkezli bir raporlama ve kontrol uygulama sistemi geliştirmiştir . Saad (1999) inşaat
projelerinde ilerleme raporları ve dokümantasyon amaçlı farklı proje elemanları tarafından
kullanılan interaktif multi-medya sistemini önermiştir. Akinsola ve diğ. (2000) bütünleşik bilişim
teknolojisi araçlarını kullanarak şantiye yönetim
süreçlerinin performanslarını geliştirici ve üretimi artırıcı bir yapım süreci modelini geliştirmiştir. Furusaka ve diğ. (2000) Internet aracılığı ile
web-tabanlı proje bilgi paylaşımı için bir sistem
geliştirmiştir ve kalite bilgilerini hafızasında
tutan elektronik bir format önermiştir .
İ. Yitmen, A. Dikbaş
34
Web-tabanlı uygulamalar vizyonu kolay, güvenli giriş olanağı sağlayan veritabanı Intranet/
Internet süreci içerir. Proje bilgi paylaşımı sanal
ekip ortamında çalışanları uygulamalarla destekleyen bir yenilikçi tasarım olaral yaratılmıştır.
Bu araçlar karar-destek amaçlı olarak birçok
farklı dağıtımlı ortamlardaki heterojen verileri
bütünleştirip tek kullanıcılı ekran üzerinde sunmada kullanılır. Aynı şekilde, bütünleşik proje
verileri yönetim araçları web teknolojisi tabanlı
proje ortamı yaratabilir. Web-tabanlı proje
yönetim yazılımlarına örnek olarak onProject,
eProject, WelcomeHome, ProjectNet, Meridian
(Prolog Website) gösterilebilir. Bu yazılımlar işbirlikçi proje yönetimi ortamları olarak, karardestek sürecindeki bilgileri güncellemede hızlı
erişim amacına uygun web teknolojisi kullanarak, ürün geliştirme ekipleri için tasarlanmıştır.
Bu araçlar ayrık araçlar tarafından üretilen bilgileri akıllı bir şekilde, ortak bir düzlemde toplayarak, ortak bir arayüz olan web-tarayıcı aracılığı
ile erişim imkanı sağlar. Proje yönetim iş planlaması verileri, Java-tabanlı web-tarayıcı aracılığı ile izlenebilir ve tüm mühendislik uygulamalarına, yönetim süreçlerine ve organizasyon iş
akışına uyar.
Malsahibi açısından yapım yönetim
sistemi
Çoklu-proje yönetim ortamı ve analizi
Başarılı bir çoklu-proje ortamı da ayrıntılı bir
uygulama planı ile mümkündür. Bir yöneticinin
birçok veriyi değerlendirip etkin bir şekilde
karar alması çoklu-proje ortamında özetlenen
verilerin masaüstü, stratejik ve üst-yönetim
düzeyinde süzgeçten geçirilmesi ile mümkündür. Çoklu projelerin yönetimi sürecinde amaç
organizasyon bünyesinde gerçeklestirilecek olan
projelerin bir merkezden planlanması, kontrol
edilmesi ve düzenli raporların üretilerek tamamlanan projelerin de kapatılmasını sağlamaktır.
Bu süreç organizasyonel yapıda değişiklikler
gerektirebilir. Özellikle proje yöneticilerinin bağlı olduğu ve koordine edildiği bir merkez oluşturulacaktır. Merkez ofis proje planlama ve yönetme sorumluluğunu üstleneceğinden, organizasyon bünyesinde devam eden projelerin hangi
aşamada olduğu tek bir merkezden görülebilir.
Takım üyelerinin ve hatta proje yöneticilerinin
dahi planlama için fazla bir efor harcamalarına
gerek kalmaz.
Proje yönetim standartları
Proje yönetiminde kullanılan ve genel kabul gören yöntem, teknik ve metodolojiler Uluslararası
Proje Yönetim Enstitüsü’nün (PMI) PMBOK
adlı bilgi kitabında ayrıntılı şekilde tanımlanmış
durumdadır. Çalışmada PMI’nin temel yaklaşım
ve metodolojilerini içeren proje işbirliği, iletişim
ve dokümantasyonu esas alınarak Türk kamu
idarelerinin bugün kullandığı yapı ve Amerikan
Yapım Yönetim Birliği’nin (CMAA) hazırladığı
standartlar malsahibi açısından ele alınmış ve
Türk inşaat sektörü ve onun kültürel yapısına ve
yeni ihale kanununa uygun olarak uyarlanarak
bir sistem önerilmiştir. Yapım yönetiminde bilişim konusunun malsahibi açısından yapım yönetimi dokümantasyon prosedürü incelenmiş ve
kullanılması gereken bilgi formları özetlenmiştir.
Yapım yönetimi bilgi alanlarına ilişkin dokümantasyon ayrı evreler “Ön tasarım, tasarım, ihale,
sözleşme, yapım, yapım sonrası” açısından ele
alınmış ve her alana ait iletişim prosedürleri,
raporlar ve tutanaklar önerilmiştir.
Örnek olay: İTÜ kampüs inşaatları
bütünleşik yapım yönetim sistemi
Çoklu proje ortamında çalışacak bu sistemde
inşaat yapım yönetim sürecinde dokümantasyonu yapılan tüm proje bilgilerine erişme olanağı
vardır. Bu tür bir yaklaşımla çoklu-proje ortamında birçok verinin bir araya getirilerek projelerin
değerlendirilmesi ve kontrol edilerek zamanında
problemlere çözüm bulunması sağlanmış olacaktır. Sistem proje yöneticisine, etkin bir çokluproje yönetim sürecinde inşaat aktivitelerinin
planlanmasına yönelik organizasyon, analiz ve
değerlendirme konularında destek olmak amacıyla
tasarlanmıştır. Sistem bünyesinde geliştirilen
Web-tabanlı süresel planlama ve maliyet kontrol
aracı detaylı raporların günlük bazda güncellenmesiyle tüm projelerin değerlendirilmesine olanak sağlamaktadır. Proje yöneticileri ve üst
yönetim tüm verilere güvenli bir şekilde erişebilmektedir.
“Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı”nda
çalışmalar belli prosedürlere göre yürütülmek-
Web-tabanlı bütünleşik sistem modeli
35
tedir. İhale dosyalarını hazırlama, yapıyla ve onarımla ilgili ihaleleri yürütme çalışmaları Devlet
İhale Kanununa dayanmak-tadır. İnşaatları kontrol etme ve teslim alma çalışmaları da “Bayındırlık
İşleri Kontrol Yönetmeliği” ne dayanmaktadır.
İhale ve kontrolllük ile ilgili işlerin uygulanmasında yazılı olan ilke ve yöntemler izlenmektedir. Yapı İşleri Teknik ve Daire Başkanlığı organizasyonel yapısına bağlı olarak kullanıcıların
görev, yetki ve sorumluluklarına göre yönetim
kademelerinde bilgi akış hiyerarşisi kontrol mekanizmasının temelini oluşturur. Kullanıcıların
bilgiye erişme ve kullanmadaki mevcut hiyerarşisine göre veri girişi, görüntüleme ve onay-karar
süreçlerinde yapılacak işlemler belirlenmiştir.
İhale hazırlık aşamasından hakediş oluşturma
aşamasına kadar yapılan işlemlerde kullanıcıların görevleri tanımlanmıştır.
Geliştirilen sistemin alt yapısı
Sistem esnek yapıya sahip modüllerden oluşmuştur ve bu modüller çoklu proje ortamını desteklemektedir. Sistem veritabanı hedef kullanıcıların
erişmek istediği bütün bilgileri barındırmaktadır. Sistem veritabanına veri girişlerini sağlayan
Transfer Modülüdür. Transfer modülü, çizim
paketi, hakediş programı, iş programı vb. bağımsız yazılımların kendi özel veritabanlarındaki
bilgileri sistemin standartlarına uygun şekilde
filtreleyip sistem veritabanına aktarmaktadır.
Metraj-Keşif modülü kendisinden istenen projeye veya projelere ait maliyetle ilgili verileri
sistem veritabanından alarak, istekte bulunan uygulamaya göndermektedir. Bütçe Modülü projelerin nakit akışlarını kontrol etmekte ve istenen
bilgileri uygun formlar halinde istemciye sunmaktadır. Sözleşmeler Modülü projelerin uygulanması için yapılan antlaşmalar çerçevesinde
tarafların yükümlülüklerini gösteren yasal işlemleri kapsar. Hakediş Modülü, hakedişler için
gerekli bilgileri süzmek ve uygun formlara
dönüştürmekten sorumludur. Süresel PlanlamaFinans Modülü, proje süreçlerine ait iş programlarını ve nakit akışlarını düzenlemekten sorumludur. Sistemde mevcut modüller kendi sorumluluklarında bulunan bilgileri sistem veritabanından takip edip istenilen formlara dönüştürürken,
modüller arasındaki koordinasyon işlevini de
Koordinasyon Modülü yürütmektedir. Koordinasyon modülü, bütün modüller arasındaki iletişimin aynı dille yapılmasını sağlar. Sistemin
ana idare merkezi konumundadır. Sistemin güvenliğini de sağlamaktadır. Raporlama Modülü,
kullanıcılara esnek bir raporlama alt sistemi
sunmaktadır. Bu modül sayesinde sistem veritabanına kayıtlı hemen her bilgi sorgulanabilecektir ve dinamik raporlar oluşturulabilecektir.
Şekil 1’de sistemin genel yapısı görülmektedir.
Model uygulama operasyon sistemi
Şekil 2’de geliştirilen sisteme ait yazılım bileşenleri görülmektedir. Veri büyüklüğüne bağlı
olarak, MS SQL 7.0/2000 veya Oracle veritabanı
sunucuları sistemle ilgili bilgileri tutacaktır. Veri
girişleri birkaç yoldan olabilir. Kullanıcılar, sisteme aktaracakları bilgiyi doğrudan web arayüzündeki ilgili giriş formlarını doldurarak yapabilirler. Kullandıkları bağımsız uygulamaların
(Solon Hakediş Programı, Primavera vb. gibi)
kendi özel formatlarında saklanan bilgilerin veri
transfer modülleri yardımıyla veritabanına aktarılmasını isteyebilirler. Web arayüzleri günün
teknolojisine uygun olarak yapılandırılabilir.
Web sunucusu MS IIS 4.0/5.0 veya Apache 1.3.12
olacaktır. Arayüzler, sunucu tarafında ASP/PHP/
Java betiklerini kullanırken kullanıcı tarafında
Javascript/Java betiklerini barındırır. Veritabanındaki bilgilerin kullanıcı arayüzlerinlerine aktarılmasında ODBC temel bir rol oynamaktadır.
Kullanıcıların veritabanına web arayüzünden
veri aktarması durumunda yine web sunucusu
üzerinden veritabanına ODBC bağlantısı kurulmaktadır. Bağımsız uygulamaların bilgilerini
aktarmaktan sorumlu veri transfer modülleri,
uygulamaların kendi özel formatlarında sakladıkları bilgiyi “Active X” nesneleri, XML gibi
araçlarla almakta ve ODBC bağlantılarıyla veritabanına aktarmaktadır. Veri iletiminin güvenliğinin önemli olduğu her aşamada SSL bağlantıları üzerinden aktarım işlemleri yapılmaktadır.
Veri erişimini kısıtlamak ve kontrol altına almak
için hem veritabanı erişim kontrol metodlarından hem de işletim sisteminin kaynaklarından
yararlanılmaktadır.
Sistem işlevleri ve veri akış yapısı
Sistem bilgi akış sistematiğindeki süreçler:
- İhale öncesi hazırlık – Planlama ve keşif
aşaması,
- Bütçe oluşturma süreci,
İ. Yitmen, A. Dikbaş
36
- Sözleşme aşaması,
- Kontrol ve yürütme süreci,
- Hakediş oluşturma süreci
olarak sıralanmıştır.
Raporlama sisteminde veri girişi ve yönetimi
başlıca şu adımlardan oluşmaktadır:
- Proje gerçekleşme (ilerleme) değerlerinin
sahadan toplanması
- Güncel verilerin yazılımlara kaydedilmesi
- Güncel şantiye verilerine göre son analiz
raporların hazırlanması
- Hazırlanan raporların onaya sunulması ve
onaylanması
- Onaylanan belgelerin yürürlüğe konulması
Sistem modülleri-web sayfası ve menülerin
görevleri
WEBYAYS yazılımında veri girişi ve yönetimi
için kullanılan menüler beş ana bileşenden oluşmaktadır:
- Projeler
- İletişim
- Gündem
- Görevler
- Haberler
Şekil 1. Sistem genel yapısı
Sistem
Veritabanı
3.Parti Yazılım ve
Veritabanı
(Solon, Primavera) Transfer
Modülü
Web
İstemcisi
Web
Sunucusu
Koordinasyon
Modülü
Bütçe
Modülü
Sözleşme
Modülü
Süre-Finans
Plan. Mod.
MetrajKeşif Mod.
Hakediş
Modülü
Uygulama
Arayüzleri
Uygulama
Arayüzleri
Uygulama
Arayüzleri
Uygulama
Arayüzleri
Uygulama
Arayüzleri
Çoklu Proje Ortamı
Proje1 Proje2 ProjNaj
Raporlama
Modülü
Web-tabanlı bütünleşik sistem modeli
37
“Çevrimiçi Raporlama Sistemi” tüm verilere ve
analizlere hızlı erişim ve kolay kullanım için
tasarlanmıştır. Kullanıcının iyi bir bilgisayar
kullanım geçmişi olmayabilirliği varsayılarak,
menüler üzerinde çalışma yaklaşımı planlanmıştır. Kullanıcı öngörülen hedefe doğru bilgi akışını yönlendirme imkanına sahiptir. Raporlama
sistemi ana bileşenleri proje bilgilerini tekli ve
çoklu proje ortamında kullanıcıya sunabilmektedir. Ana menude yer alan bileşenler sıra ile şöyle özetlenebilir:
- Projeler : Projeler alt bileşeni sistemin en
önemli ve en çok kullanılan tüm bilgi alışverişinin, paylaşımının, onayın ve kararların alındığı
alan olarak tasarlanmıştır. Projelere ilişkin tüm
güncel bilgilere bu alt bileşenden ulaşılabilir.
Projeler klasöründe çizimlerin onay döngüsünü,
tam revizyonlar tarihçesini ve gözden geçirilmiş
şekli veya dağıtım kayıtları arşivlenir. Projelere
ilişkin yapılan sözleşmelere ait özel bilgiler sözleşmeler klasöründe tutulur. Sözleşme kapsamı,
sözleşme tutarı, kabul edilen tarihler ve sözleşme durumu hakkında bilgiler kaydedilir. Sözleşme
özetinde finansal durum görünümü, onaylanan
ve yapılan değişiklikler raporlanır. Sözleşme ve
eklerini oluşturan, işin kalitesine yönelik teknik
şartname ile hukuksal ve yönetimsel şartnameler
ve sözleşme metni ihale dosyasını oluşturur ve
sözleşmeler klasörü altında saklanır.
Bütçe Bilgileri bölümünde yıllık bütçe gelirlerinin finans kaynaklarına (katma bütçe ve diğer
gelirlere) göre yürütülen projelere aylık dönemlerde dağılımı, bir diğer deyişle ödeme plan ve
bütçe kaynak transferleri yer almaktadır. Tekli
ve çoklu proje ortamında proje ödeneklerine ve
program yılı ödeneği sonunda gerçekleşen
harcamaları gösteren “Yatırım Projeleri İzleme
Raporu”na erişilebilir.
Raporlar bölümü tüm bu yönetim sistemleri
içindeki aktivitelerin konsolide bir şekilde belgelenmesi, saklanması ve arşivlenmesidir. Planlama, yani inşaat öncesi-ihale aşaması, uygulama
takibi ve kontrol mekanizmasını içeren “YürütSSH
ODBC
SSH Sistem Veritabanı
MS/SQL 7.0+
Bağımsız Uygulamalar
(Allplan, Solon, Primavera, vb.)
Veri Transfer Modülleri
• ActiveX
• Delphi/VB Programcıklar
• ODBC
• XML
Modüller
• ASP/Javascript/Java
Arayüzler
• HTML
Web Portal
MS IIS 4.0+
HTTPS
ODBC/
XML Query
Kullanıcılar
H
T
T
P
/
H
T
T
P
S
Şekil 2. Geliştirilen sistem - yazılım bileşenleri
İ. Yitmen, A. Dikbaş
38
me-Kontrol” gibi inşaat aşaması evrelerinde hazırlanan dokümantasyondan oluşur ve düzenli
bir sirkülasyonu gerektirir. Çizim paketi ile
hakediş programı arasında veri alışverişi sağlanarak oluşturulan “Metraj-Keşif Raporları” izlenebilir. Bir projenin planlanan iş programına göre
yürütülüp yürütülmediğinin izlendiği yürütmekontrol evresinde, “Süresel ve Fiziki Gerçekleşme
Raporları” ve “Maliyet Raporları” alt bölümleri
altında hakedişlere veri teşkil edecek bilgileri
oluşturmaktadır. Süresel-Finansal Planlama
Modülü kapsamında “Faaliyet Raporları” (günlük, haftalık, aylık), “İş Programları” (tekli ve
çoklu proje ortamı-günlük, haftalık, aylık),
“Maliyet Özeti”, “Nakit Akışı” (tekli ve çokluproje ortamı) ve “Çok Amaçlı Yatırım KararDestek Sistemi”, bu bölümde ayrıntılı olarak
rapor seçenekleri sunmaktadır. İş kalemlerine
ilişkin güncel maliyet bilgileri sistem veritabanına aktarılır. Veritabanına aktarılan bilgileri
kullanarak tasarlanan “Maliyet Özeti Raporu”
oluşturulmuş olur. Güncel ilerleme değerlerine
göre oluşturulan hakedişler kümülatif toplamlar
olarak “Hakediş” yazılımından veritabanına
aktarılır. “İş Programı” yazılımı bu verileri kullanarak tekil ve çoklu-proje ortamında “S-eğrisi”
raporunu oluşturur. Şekil 3’te Çoklu-proje ortamında “Nakit Akış Ekranı” görülmektedir.
Hakedişler, inşaat firmalarına imalatlar karşılığı
sözleşmede belirtilen koşullarda ve zaman
aralıklarında ödenir. Hakedişe yönelik bilgiler,
imalat izleme ve takip aşamasında hazırlanan ve
sisteme girilen aylık veya sözleşme içeriğinde
belirlenen raporlardan elde edilir. Hakedişler
bölümü ödenen hakedişleri görüntüleme, yani
tarihlere göre gerçekleşen hakedişler listesi ve
yeni hakediş oluşturma alt bölümlerini içerir.
Şantiye Güncel bölümü, “Proje Durum Raporu”
nun ve görsel grafik tasarımların ve tanıtımların
ve inşaatlara ilişkin tüm fotografların ve hareketli
görüntülerin izlenebildiği dinamik bir ortamdır.
Güncel imalatlara ait faaliyet ve maliyet raporları, özet bilgilerini içeren ilerleme raporu, hakediş
yazılımından aktarılan maliyet özeti, iş programı
yazılımından aktarılan yüzde gerçekleşme değerlerini gösterir. Değişiklikler ve Talimatlar bölümünde iş kapsamında, saha şartlarında ve proje
iş programında oluşan değişiklikler nedeniyle,
sözleşmeye yansıyan değişikliklerin ve daha çok
belirli bir konudaki isteklerin ya da emirlerin yer
aldığı talimatları içeren bir iletişim dokümantasyonu hazırlanır. Yazışmalar bölümünde taraflar arasında iletişimin sağlandığı resmi yazışma
formları tutulur.
Analizler bölümünde kurum bünyesinde geçmiş
dönemlere ait gerçekleşen projelere ilişkin maliyet ve yatırım analizlerinin bulunduğu “Birim
Fiyatlar Analizi”, “m2
Maliyetler Analizi” ve
“Yatırım Analizi” yer alır.
- İletişim : Kurum genelinde proje tabanlı örgütsel düşünme uygulamalarını destekleyen iletişim protokolleri tasarlanır. İletişim alt bileşeninde projelerin yürütülmesi aşamasında bilgilerin
paylaşılması ve veri transferi için gerekli iletişim araçlarından faydalanabilmektedir (e-mail,
chat v.b); Proje katılımcıları arasında yürütülen
projelere ilişkin tartışılacak konuları ve problemlerin çözümüne yönelik soru ve cevapları içerir;
kurum içinde tartışma gerektiren ya da açılmaya
veya anlaşılmaya ihtiyaç duyulan konuların ifade edilmesine imkan verir.
- Gündem : Gündem alt bileşeni yürütülen
projelere ilişkin son onay bekleyen veya onaylanan kararların ve tartışılan konuların yer aldığı
dinamik bir alandır. Kurum mevcut iş yapış
yönetimleri ve kabul görmüş proje yönetim uygulamaları dikkate alınarak projelerin yürütülüp
yürütülemeyeceği değerlendirilir. Güncel konulara ilişkin yapılan ve yapılacak toplantıları, toplantılarda alınan kararları ve gündemdeki projelere
ilişkin son bilgileri içerir.
- Görevler : Görevler bileşeninde proje yürütücülerine normal görev, yetki ve sorumluluklarının dışında atanan özel görevler ve bu görevlerin
yürütülmesi sırasındaki iletişim yer almaktadır.
Yürütülen projelere ilişkin görev dağılımları ve
sorumluları görev tanımlarını içerir. Görevlerde
vade, statü ve öncelik ayrıştırmaları yapılır.
Burada görevlerin tamamlanması ve görevlendirilen kişilerin performanslarının ölçülmesi esastır.
- Haberler : Kurum çalışanlarının kullanımı
için elektronik ortamda yaratılmış bir haber
dağıtım platformu ve paylaşımı sistemidir. Kurum
Web-tabanlı bütünleşik sistem modeli
39
içinde duyurulması gereken önemli haberlerin
dağıtımı hızla yapılır. Haberler bileşeni inşaat
sektöründeki son teknolojik gelişmeleri ve ürünleri, kuruluş ve organizasyonlara ilişkin güncel
bilgileri, yeni açılan ihaleleri, etkinlikleri (konferans, seminer), v.b gibi bilgileri içeren dinamik
bir haber portalıdır.
Sonuçlar ve tartışma
Son yıllarda tüm dünyada inşaat sektörüne yönelik yapılan araştırmalara bakıldığında, etkili bir
yönetim bilişim sistemi ve inşaat işlerine yönelik sistematiklerin geliştirilmesi çok önemli bir
yer tutmaktadır. İnşaat sektörünün bugünlerde
en önemli güncel konularından biri çoklu-proje
analizi ve raporlamadır. Üst düzey yönetim zamanında ve doğru olarak proje ilerlerken planlanan
süre içinde olup olmadıklarını, bütçenin neresinde olduklarını bilmek ihtiyacını duyarlar. Bu da
başarılı çoklu-proje ortamında etkin bir uygulama planı ile mümkündür. İnşaat sektöründe, yönetim bilişim sistemleri ve teknolojileri konusundaki araştırmalar web-tabanlı modeller üzerinde
yoğunlaşmaktadır. Çoklu-proje analizi ve raporlama için bütünleşik bir yapım yönetim sistemi
üst düzey yönetim için karar vermede destek
olacaktır. “Çevrimiçi Raporlama Sistemi” bilgi
doğruluğunu ve erişim kolaylığını, gereksiz dosyalama işlemlerini yok etmeyi, ayrık ortamlardan bilgiye erişimi, daha az zaman ve kaynak
kullanarak etkin süreç yönetimini hedeflemektedir. Sistem değişik yazılım paketlerindeki verileri hesaplayarak bu verileri çoklu-proje ortamında
saklar ve bütünleşik raporlar üretmek için düzenŞekil 3. Nakit akış-çoklu proje ekranı
İ. Yitmen, A. Dikbaş
40
leme yapar. Raporlar etkin ve hızlı bir şekilde
üst yönetime iletişim ağı ve Internet aracılığı ile
ulaşacaktır. Yapılan çalışma özellikle Türk inşaat
sektöründe malsahibi ve/veya yüklenici açısından yapılması gereken “Yapım Yönetimi” işlevine cevap verebilecek bir aracın geliştirilmesi
bakımından güncel bir konudur. Çalışma çokluproje yönetim ortamı için bir yapım yönetimi
modeli ortaya koymakla beraber, aynı zamanda
deneysel olarak da incelemektedir. Deneysel çalışma kamuya bağlı yapı işleri dairelerinde gerçekleştirilen inşaat projeleri bağlamında, İTÜ
Ayazağa Kampüsü’nde yürütülen inşaat projeleri için yapılmıştır.
Geliştirilen sistemin özel inşaat sektöründe yer
alan katılımcılara ve kamuya bağlı yapı işleri ve
teknik daireleri için getireceği yararlar şöyle
özetlenebilir:
Sistemde dinamik bir ortam sağlanabilmesi
için kullanılan bağımsız iş paketlerinin (iş
programı, hakediş programı gibi) çeşitlenebilmesi ve yaratılan arayüzlerle web ortamında etkin rapor seçeneklerini yaratılabilmesi,
Tüm bilgilerin, özel sektörde yer alan katılımcılar için kurum idari merkezi’nde, kamu’da
ise bakanlık, teşkilatlar ve bütçe planlamada
toplanması ve bu sayede merkeze bağlanarak
ilgili idareler ve teşkilatlar ile anında etkileşimin sağlanması,
Özel inşaat sektöründe yer alan kurum ve
kuruluşlar ve Bayındırlık Bakanlığı’na bağlı
Yapı İşleri Teknik Daireleri ve ilgili idareler
bazında zaman alıcı mükerrer çalışmaların
ortadan kalkması,
e-devlet oluşumunda kurumsal BT uygulamalarına yön vermek,
çoklu-proje yönetim ortamı,
Stratejik planlama amaçlı karar-destek yeteneği,
Doğru bilgiye hızlı ve zamanında erişim,
Proje kontrolünde mevcut belirsizliklerin
ortadan kaldırılması ve böylece projelerde
yüksek başarı oranı (projelerin öngörülen
sürede, bütçede ve kalitede tamamlanması).
Önerilen model “e-devlet Projesi” kapsamında
Ankara’dan yürütülmekte olan tüm kamuya
bağlı inşaat projelerini izlemede bir öneri model
oluşturabilir. Çalışma, bu alanda yapılan ulusal
ve uluslararası araştırmalar için örnek model
oluşturmakla beraber, inşaat sektörünün kendine
has özelliklerine göre tasarlanmış bir web-tabanlı
yapım proje yönetimi modeli önermektedir.
Kaynaklar
Adams, S., (1989). Practical Buildability. CIRIA,
Butherworths, London.
Akinsola, A., Dawood, N., Hobbs, B., (2000).
Construction Planning Process Improvement
Using Information Technology Tools, Proceedings
of CIT 2000-Taking The Construction Industry
into the 21st Century, The CIB-W78. IABSE,
EG-SEA-AI, International Conference on Construction Information Technology, Reykjavik, 1,
40-51.
Berköz, S., Kanoğlu, A., Köksal, A., Kuruoğlu, M.,
(1997). Yapım Yönetimi ve Internet, Türkiye
Mühendislik Haberleri, 388.
Bjork, B.C., (1994). RATAS Project - Developing an
Infrastructure for Computer-Integrated Construction,
Journal of Computing in Civil Engineering, 4, 8,
400-419.
Dikbas, A., Yitmen, I., (1998). An example of an
integrated management information system in
multi-project scheduling for construction projects,
Proceedings of 29th Annual Project Management
Institute, “Tides of Change 1998” Seminars &
Symposium, Long Beach, California, 1, 181-187.
Dutton, D. M., Amor, R. W. ve Bloomfield, D. P.,
(1996). Knowledge-based systems and the Internet:
a future perspective, in Z. Turk (editor) Construction
on the Information Highway, CIB Proceedings,
Publication 198, University of Ljubljana, 153.
Ferguson, I., (1989). Buildability in Practice.
Mitchell’s Professional Library, London.
Froese, T., (1994). Information Standards in AEC
Industry, Canadian Civil Engineer, 11, 6, 3-5.
Furusaka, S., Kaneta, T., Ohta, M., Yamada, K.,
Taira, T., (2000). Development and Management
of a Quality Information System on Construction
Site, Proceedings of CIT 2000-Taking the
Construction Industry into the 21st Century, The
CIB-W78. IABSE, EG-SEA-AI, International
Conference on Construction Information Technology, Reykjavik, 1, 385-393.
Jagbeck, A., (1998). IT Support for Construction
Planning – A system design based on integrated
information, (doctoral thesis), Royal Institute of
Technology, Construction Management and
Economics, Stockholm.
Latham, M., (1994). Constructing the Team. H.M.S.O.
Luiten, G. T. ve Tolman, F.P., (1997). Automating
Communication in Civil Engineering, Journal of
Web-tabanlı bütünleşik sistem modeli
41
Construction Engineering and Management, 2,
123, 113-120.
Rezgui, Y., Cooper, G., Brandon, P., (1998). Information management in a collaborative multi-actor
environment: the COMMIT approach, Journal
Computing in Civil Engineering, ASCE, 3, 12,
136-144.
Rojas, E. M. ve Songer, A. D., (1999). Web-Centric
Systems: A new Paradigm for Collaborative
Engineering, Journal of Management in Enginering,
1, 15, 39-45.
Saad, I. M. H., (1999). The Project Reporter: Multimedia Progress Reporting for Construction Project,
Proceedings of International Conference on
Durability of Building Materials and Components
8 – Service Life and Asset Management, Information Technology in Construction, CIB W78
Workshop, Vancouver, Canada, 4, 2358-2369.
Standards of Practice, (1993). Management Information, Outline of CM Functions/Roles for each
Phase of the Project, Taken from Standard CM
Services and Practice Project Management,
Const--ruction Management of Association of
America (CMMA).
Brandon, P., Cooper, G., Kirkham, J., Aouad, G.,
Betts, M., Lawson, B., Yip, J., (1994). Intelligent
Integration of information (I3CON).
http://www.salford.ac.uk./iti/projects/commit/papers
/iiic/iiic.html